WEB会議でコスト削減を実現する

企業や団体などの運営に際して、経営責任者や各部署の担当者などで会議を開き、現状の把握を行ったり、今後の方針などについて意見を出し合うことは、テクノロジーが進化し、様々な作業が自動化された現代においても欠かせない重要な業務の一つです。従来であれば、会議を開く際、多くの人が一か所に集まって話し合うという方法が一般的で、そのためには遠方の参加者の交通費や宿泊費を負担したり、会議のための移動時間は自身の普段担当する業務ができないというデメリットもありました。しかし、インターネットが発達した近年では、そうした金銭面や時間面での問題を解決するためにWEB会議という新しい会議の形が注目されています。WEB会議は、ネットワークや自社サーバーを通じて会議に必要な資料やアプリケーションを共有する情報システムを使い、会議の参加者がそれぞれの職場にいながら会議が行えるようにしたものです。

テレビ会議などと違い、手元の資料を共有しながら話し合いができるので、実際に参加者が同じ場所に集まった時のような臨場感のある会議が可能です。WEB会議を導入することによって、ネット環境さえ整っていれば、会議の行われる場所にわざわざ出向かなくても自分の職場にいながら会議ができるようになり、移動や宿泊にかかる経費が大幅に削減できるようになります。また、最近ではWEB会議用のソフトウェアが大幅に進化し、必要資料をそれぞれに共有する容易で、何枚も印刷して閉じて配布するといった会議に至るまでの作業工程も省くことができます。

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